Planilha ou sistema de gestão de frota: a planilha já resolve? O que ela não faz sozinha
Vídeo do FroX enfrenta o mito de que a planilha basta: ela guarda o número, mas não aponta o caminhão que cobra abaixo do custo nem junta as contas a pagar.
"Para que sistema? A planilha já resolve." A frase é comum em transportadora pequena, e não é bobagem: segundo o próprio site do FroX, quase toda transportadora começa numa planilha. O problema aparece no fechamento do mês, quando o caixa não bate e ninguém consegue dizer qual caminhão rodou abaixo do custo. Um vídeo da série "desmistificando" do FroX, sistema de gestão de frotas, trata desse mito sem desmerecer a planilha. A tese cabe numa linha: a planilha guarda o número, mas não avisa sozinha.
Quando a planilha ainda dá conta
O texto planilha ou sistema de gestão de frota: quando cada um faz sentido, publicado pelo FroX, é honesto sobre isso. A planilha funciona bem quando uma pessoa só lança tudo, a frota tem um ou dois caminhões e as viagens são poucas. Se ela tem as colunas certas (frete, diesel, pedágio, despesas, acerto do motorista e km rodados) e calcula quanto sobrou de cada viagem, está cumprindo o papel.
O mesmo texto lista os sinais de que ela quebrou: o motorista não consegue lançar, ninguém sabe qual versão do arquivo é a certa, o comprovante vive separado do lançamento, documento vence sem aviso e, o mais grave, você já não confia no número.
O que a planilha não faz sozinha
O vídeo escolhe três coisas que a planilha, por si, não entrega:
- Ordenar o prejuízo. Ela mostra o custo, mas não coloca no topo o caminhão que está cobrando menos do que custa.
- Dizer quanto cobrar. Ela não calcula sozinha o valor para empatar nem o valor para bater a meta.
- Juntar o que você deve. Despesa de viagem, motorista, conta fixa e fatura de cartão costumam morar em abas e cadernos diferentes.
Custo por km: quem cobra abaixo do custo aparece primeiro
A primeira resposta do FroX é a tela Custo por km. Segundo o roteiro do vídeo, desde a versão 1.14.0 ela põe primeiro o caminhão que cobra abaixo do próprio custo e mostra o valor para empatar e o valor para a meta. A conta por trás é a mesma que qualquer planilha bem feita deveria fazer: tudo o que o caminhão gastou no período dividido pelos quilômetros que ele rodou. O roteiro avisa que a tela só tem conta quando há despesas e km lançados no período.
Arte: FroX.
Os detalhes do cálculo estão na página de custo por km e financeiro do FroX.
Contas a pagar num quadro só
A segunda tela é o Financeiro, na aba Relatório. Segundo o roteiro, a versão 1.52.0 passou a reunir despesas de viagem, o que falta pagar aos motoristas, despesas fixas e faturas de cartão numa lista só, com vencimento e situação de cada conta. É exatamente o trabalho que, na planilha, depende de alguém consolidar à mão no fim do mês. O roteiro faz uma ressalva: no Plano Grátis, o PDF desse relatório de contas a pagar não sai.
Arte: FroX.
A tela Atenção, no Plano Frotas
A terceira peça é a tela Atenção, que o vídeo mostra sempre com o selo do Plano Frotas. Ela aponta problemas como "fechou no prejuízo" e "km rodado sem viagem", este último ligado ao alerta de odômetro que andou mais do que as viagens lançadas (versão 1.9.0, segundo o roteiro). Na matriz de recursos do site oficial, Simulador, Atenção e alertas constam como recursos do plano pago. As telas exibidas no vídeo são de uma conta de demonstração, com dados fictícios e valores desfocados.
Por que o número precisa ser fino
No transporte rodoviário, a margem costuma se perder em itens que parecem pequenos isoladamente. Segundo estimativa da NTC&Logística citada nas artes de conteúdo do FroX, o diesel responde por cerca de um terço do custo, e a própria entidade alterna a base desse cálculo entre custo do frete e custo operacional. Com um item desse peso, uma planilha que só soma no fim do mês descobre o problema depois que ele já virou prejuízo.
Erros comuns ao sair da planilha
O guia do FroX sugere uma migração gradual. Os tropeços mais frequentes:
- Manter as duas ativas por tempo demais. Volta o problema da "versão certa" que ninguém sabe qual é.
- Tentar importar todo o passado. O caminho indicado é lançar as viagens novas no sistema e deixar as antigas como arquivo.
- Esquecer o km vazio. Voltar sem carga também custa, e o trecho precisa entrar na conta.
- Não combinar com a equipe que, a partir de agora, o lançamento é feito no sistema.
Para quem ainda prefere ficar no Excel por um tempo, o FroX oferece uma planilha de controle de frota gratuita. Para quem quer testar o caminho do sistema com um caminhão, comece pelo Plano Grátis do FroX, que é permanente e não pede cartão.
Veja também
- Da planilha ao controle de frota: como os caminhões saem do Excel
- Sua tabela de frete cobre o custo do caminhão? A conta do custo por km
Transparência: o FroX é um produto da VisionX, empresa do editor responsável por este portal, Alexandre Henrique. As informações vêm do vídeo, do roteiro e de site.froxbr.com.
